ESG顧問(一)利害關係人及重大主題鑑別流程

ESG永續報告書為什麼要進行利害人關係辨識及重大主題鑑別?

撰寫ESG永續報告書時，進行利害關係人辨識（Stakeholder Identification）及重大主題鑑別（Materiality Assessment）是至關重要的步驟。這些步驟不僅有助於確保報告的內容能夠全面且準確地反映企業的可持續性績效，還能夠滿足利害關係人的期望和需求。以下是詳細的論述，解釋為什麼ESG永續報告書需要進行這些步驟：

一、利害關係人辨識的重要性

1. 確保包容性（Inclusivity）

ESG報告的核心之一是確保所有相關方的聲音都能夠被聽見並被納入決策過程。通過辨識利害關係人，企業能夠確保報告內容的包容性，涵蓋各類利害關係人的觀點和需求。這種包容性有助於建立企業與利害關係人之間的信任和合作關係，提升企業的聲譽和品牌價值。

2. 促進透明度（Transparency）

透明度是建立信任的基礎。通過辨識並與利害關係人進行溝通，企業能夠展示其在可持續發展方面的承諾和行動。這種透明度不僅有助於提升利害關係人對企業的信任，還能夠滿足法規和國際準則的要求，提升企業的合規性和信譽度。

3. 改善風險管理（Risk Management）

不同的利害關係人對企業的影響和期望不同，這些差異可能會成為企業面臨的風險。通過辨識和理解利害關係人的需求和期望，企業能夠提前識別潛在的風險並制定相應的應對措施，從而降低風險暴露，提升企業的穩定性和韌性。

4. 提升決策質量（Enhanced Decision-Making）

利害關係人的參與能夠為企業提供多樣化的觀點和建議，這些觀點和建議能夠幫助企業做出更為全面和合理的決策。這種多元化的參與不僅能夠提升決策的質量，還能夠確保企業的行動和策略更符合實際需求和市場趨勢。

5. 增強企業聲譽和品牌價值（Reputation and Brand Value）

積極與利害關係人互動並回應其需求，有助於提升企業的社會責任形象和品牌價值。這不僅能夠增強企業的市場競爭力，還能夠吸引和保留客戶及投資者，促進企業的長期可持續發展。

二、重大主題鑑別的重要性

1. 確保報告的相關性（Relevance of Reporting）

重大主題鑑別的目的是確定哪些議題對企業及其利害關係人是最為重要的。這些重大議題通常涉及企業的核心業務和長期可持續性。通過鑑別這些主題，企業能夠確保其ESG報告聚焦於最重要的議題，從而提升報告的相關性和有效性。

2. 提高資源配置效率（Efficient Resource Allocation）

企業的資源是有限的，必須合理配置以達到最佳效果。通過重大主題鑑別，企業能夠識別最需要關注和投資的領域，從而提高資源配置的效率和效果，最大化資源的使用效益。

3. 支持戰略目標（Support Strategic Objectives）

重大主題鑑別能夠幫助企業識別並專注於那些與其戰略目標高度相關的議題。這有助於企業制定和實施有效的永續發展策略，確保企業在實現商業目標的同時，也能夠實現可持續發展目標。

4. 符合法規要求和國際準則（Compliance with Regulations and Standards）

許多國際準則（如GRI Standards）和法規都要求企業進行重大主題鑑別，以確保其報告內容能夠反映最重要的環境、社會和治理（ESG）議題。遵循這些要求不僅能夠提升企業的合規性，還能夠提升其國際聲譽和市場競爭力。

5. 促進持續改進（Continuous Improvement）

通過定期進行重大主題鑑別，企業能夠不斷評估和改進其永續策略和行動。這種持續改進有助於企業適應市場和法規的變化，保持競爭優勢，並在長期內提升其可持續性績效。

三、合於ESG國際準則及框架

進行利害關係人辨識及重大主題鑑別對於撰寫ESG永續報告書來說是不可或缺的步驟。這些步驟不僅有助於確保報告內容的相關性和有效性，還能夠提升企業的透明度、決策質量和風險管理能力。通過這些步驟，企業能夠建立和鞏固與利害關係人的信任關係，提升其聲譽和品牌價值，並促進長期的可持續發展。因此，企業在撰寫和發布ESG永續報告書時，應當高度重視並嚴格遵循這些步驟和流程。

利害關係人及重大主題鑑別具體步驟及流程

A. 辨識利害關係人（Stakeholder Identification）

A1. 組建工作小組（Establish Working Group）

首先，成立一個專門的工作小組是至關重要的。這個小組應包括公司內部的主要利益相關者，如高層管理人員、部門主管及關鍵員工。這樣做的目的是確保各個部門的需求和觀點都能夠被充分考慮。

• 步驟：

  1. 確定小組成員：選定來自不同部門的成員，包括環境管理部、社會責任部、法務部、供應鏈管理部等。

  2. 制定小組職責：明確每個成員的職責，如數據收集、問卷設計、數據分析等。

  3. 定期會議安排：確保小組定期召開會議，討論進展、問題及下一步計劃。

A2. 制定鑑別標準（Develop Identification Criteria）

根據AA1000SES（AccountAbility Stakeholder Engagement Standard）標準，制定鑑別利害關係人的標準。這些標準應包括：

• 依賴程度（Dependency）：利害關係人對企業的依賴程度。

• 責任（Responsibility）：企業對利害關係人的責任。

• 關注程度（Tension）：利害關係人對企業行為的關注程度。

• 影響力（Influence）：利害關係人對企業決策的影響力。

• 多元觀點（Diverse Perspectives）：利害關係人是否提供多元觀點和見解。

• 步驟：

  1. 標準定義：針對每個標準進行具體定義，確保所有小組成員對標準有一致理解。

  2. 權重設置：根據企業的具體情況，給每個標準設置不同的權重，以反映其重要性。

A3. 內部討論與問卷調查（Internal Discussion and Survey）

內部討論和問卷調查是收集內部成員對潛在利害關係人意見的重要步驟。

• 步驟：

  1. 內部討論：召開內部會議，讓每個部門提出他們認為重要的利害關係人。

  2. 問卷設計：設計問卷，收集員工對利害關係人的看法。

  3. 問卷發放：將問卷發放給內部成員，收集意見。

  4. 數據分析：對問卷結果進行統計分析，識別出主要利害關係人。

A4. 分類與歸類（Categorize and Classify）

根據問卷調查和內部討論的結果，對利害關係人進行分類和歸類。

• 步驟：

  1. 分類：將利害關係人按不同類別進行分類，如員工、投資人、客戶、供應商、政府機關、社區/非營利組織、學校等。

  2. 歸類：進一步細分利害關係人，確保每個類別內的利害關係人都得到充分考慮。

B. 蒐集永續主題（Collect Sustainability Topics）

B1. 資料收集（Data Collection）

參考GRI（Global Reporting Initiative）準則、公司經營理念及國際發展趨勢，收集同產業企業的永續議題。

• 步驟：

  1. 文獻調查：收集國內外相關文獻、行業報告、法規政策等資料。

  2. 競爭對手分析：分析同產業企業的永續報告，了解他們關注的永續議題。

  3. 內部資料：收集公司內部的相關資料，如過去的永續報告、內部政策文件等。

B2. 初步篩選（Initial Screening）

根據收集到的資料，進行初步篩選，確定可能的重大永續主題。

• 步驟：

  1. 主題彙總：將收集到的所有永續主題進行彙總。

  2. 初步篩選：根據相關性、重要性等標準，對永續主題進行初步篩選，形成初步清單。

C. 調查及分析重大永續主題關注和衝擊程度（Investigate and Analyze Material Sustainability Topics）

C1. 問卷設計（Questionnaire Design）

設計問卷，收集利害關係人對各個永續主題的關注度和影響評估。

• 步驟：

  1. 確定目標：設定問卷的目標，確保問卷能夠收集到關於各個永續主題的關注度和影響評估的相關信息。

  2. 問卷內容：設計問卷問題，包括對各永續主題的關注度評估、對主題的正負面衝擊評估、對主題的重要性排序等。

  3. 統計問卷：進行小範圍統計或測驗，根據反饋進行修訂，以確保問卷的有效性和可理解性。

C2. 問卷發放與回收（Questionnaire Distribution and Collection）

向代表性利害關係人發送問卷，並回收分析結果。

• 步驟：

  1. 識別代表性利害關係人：選出具有代表性的利害關係人群體，包括員工、投資人、客戶、供應商、政府機關、社區/非營利組織、學校等。

  2. 問卷發放：通過電子郵件、線上調查平台等方式向選定的利害關係人發送問卷。

  3. 問卷回收：設置問卷回收期限，定期跟進問卷填寫情況，確保足夠的回收率。

C3. 數據分析（Data Analysis）

對問卷結果進行統計分析，識別每個主題的關注度和衝擊程度。

• 步驟：

  1. 數據整理：對回收的問卷數據進行整理和清理，剔除無效或不完整的數據。

  2. 統計分析：使用統計工具對數據進行分析，包括描述性統計分析、關注度和衝擊程度的平均值計算等。

  3. 結果呈現：將分析結果可視化，以圖表形式展示各永續主題的關注度和衝擊程度分佈情況。

D. 確認重大主題（Confirm Material Topics）

D1. 量化評估（Quantitative Assessment）

根據數據分析結果，對每個永續主題進行量化評估，計算其關注度和正負面衝擊度。

• 步驟：

  1. 量化指標設定：設定量化評估的指標，確保每個指標能夠反映永續主題的關注度和衝擊程度。

  2. 評分計算：根據問卷數據，計算每個主題的關注度和正負面衝擊度評分。

D2. 內部會議討論（Internal Meeting Discussion）

召開內部會議，根據量化結果和公司策略進行討論和調整，最終確認重大主題。

• 步驟：

  1. 會議準備：準備會議資料，包括量化評估結果、數據分析報告等。

  2. 會議討論：內部小組進行討論，考慮每個主題的戰略重要性、風險及機遇等。

  3. 主題確認：根據討論結果，最終確認重大永續主題，形成最終清單。

E. 永續主題進行回應（Respond to Material Topics）

E1. 制定管理方針或目標（Develop Management Policies or Objectives）

針對確認的重大主題，制定具體的管理方針和行動計劃。

• 步驟：

  1. 方針制定：根據每個重大主題的特點和企業目標，制定具體的管理方針。

  2. 目標設置：設置具體的、可衡量的目標，確保管理方針能夠落實到位。

  3. 行動計劃：制定詳細的行動計劃，包括時間表、責任人、資源分配等。

F. 持續檢視（Continuous Review）

F1. 定期回顧（Regular Review）

每年檢視和更新重大主題和利害關係人清單，確保其時效性和相關性。

• 步驟：

  1. 年度回顧：每年進行一次全面回顧，檢查所有重大主題和利害關係人的變化。

  2. 績效評估：根據回顧結果，評估過去一年各項管理措施的績效。

  3. 調整更新：根據評估結果，對重大主題和利害關係人清單進行調整和更新。

F2. 持續溝通（Continuous Communication）

通過各種溝通渠道，持續與利害關係人進行議合，收集反饋並改進永續策略。

• 步驟：

  1. 建立溝通機制：設立專門的溝通渠道，如定期會議、問卷調查、線上平台等，確保與利害關係人的持續溝通。

  2. 收集反饋：通過各種渠道收集利害關係人的反饋意見。

  3. 改進策略：根據反饋意見，及時改進和優化永續策略，確保其符合利害關係人的需求和期望。

步臻低碳策略公司可以系統性地進行利害關係人和重大主題的鑑別和管理，確保ESG永續報告的內容全面、準確和具體，並有效回應利害關係人的需求。這不僅有助於提升公司的社會責任表現，還能夠促進企業的長期永續發展。

希望這些詳細的步驟和流程能夠幫助您在彙編ESG永續報告書時進行有效的利害關係人和重大主題鑑別。如果需要進一步的指導或具體範例，請隨時告知。